Configuration de la connexion SAP Business ByDesign

Ce guide connecte un tenant SAP Business ByDesign à LinkyFlow, en deux étapes : téléverser dans votre tenant les services OData des domaines que vous utilisez, puis ajouter la connexion avec l'URL du tenant, un nom d'utilisateur et un mot de passe.

Prérequis

• Un tenant SAP Business ByDesign, par exemple https://my123456.sapbydesign.com
• Un utilisateur autorisé à gérer les services OData, pour l'étape 1
• Un utilisateur métier du tenant pour la connexion, disposant des postes de travail des domaines utilisés (Comptabilité générale, Achats, Ventes, Logistique, Production, Gestion de projet…)

Étape 1 — Téléverser les services OData dans votre tenant

LinkyFlow lit et écrit au travers de services OData personnalisés que vous créez sur votre tenant à partir de fichiers, un par domaine métier. Ne téléversez que les domaines que vous utilisez : un domaine non téléversé n'est simplement pas disponible sur la connexion.

| Domaine | Fichier | Ce qu'il donne | | --- | --- | --- | | Finance | lf_finance.xml | Écritures comptables (création, simulation, soumission, comptabilisation, annulation), pièces comptabilisées, comptes et relevés bancaires, paiements, sociétés, centres de coûts et de profit | | Achats | lf_purchase.xml | Commandes d'achat et leur approbation, réceptions de biens et services, factures fournisseurs et leurs exceptions, fournisseurs | | Ventes et services | lf_sales.xml | Leads, opportunités, devis, commandes clients, demandes de facture, factures clients, demandes, ordres et confirmations de service, clients | | Logistique | lf_logistics.xml | Articles, sites, livraisons entrantes et sortantes, mouvements de stock, retours clients | | Production | lf_production.xml | Ordres de fabrication et leur production, ordres de planification, demandes de production | | Projets | lf_project.xml | Projets, tâches, saisies de temps, salariés |

Pour chaque fichier :

1. Téléchargez-le depuis le tableau ci-dessus.
2. Dans SAP Business ByDesign, ouvrez le poste de travail Gestion des applications et des utilisateurs, vue Services OData.
3. Affichez les Services OData personnalisés et téléversez le fichier.
4. Gardez le nom que le fichier donne au service (lf_finance, lf_purchase…) : LinkyFlow appelle chaque service sous ce nom.

Les rapports analytiques (balance générale, postes de TVA, postes ouverts…) ne demandent aucun fichier : LinkyFlow les lit dans les postes de travail de l'utilisateur métier, en lecture seule.

Étape 2 — Ajouter la connexion dans LinkyFlow

1. Dans Excel ou l'application web, ouvrez Connexions → Ajouter une connexion.
2. Choisissez SAP Business ByDesign.
3. Saisissez l'URL du tenant — l'hôte seul, https://my123456.sapbydesign.com, rien après.
4. Saisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe de l'utilisateur métier.
5. Donnez un alias à la connexion et enregistrez.

LinkyFlow vérifie la connexion sans rien écrire : une lecture du service de chaque domaine, et une des services analytiques de l'utilisateur. Ce que donne chaque domaine s'affiche sur la page de la connexion (voir ci-dessous). La lecture est prouvée ; l'écriture est indiquée peut-être, car SAP ne dit pas ce qu'un utilisateur peut modifier — la première écriture réussie le prouve.

Voir ce que donne chaque domaine

Connexions → Voir ouvre la page de la connexion. Pour chaque domaine, elle indique si son service est installé sur le tenant, si l'utilisateur peut y lire et y écrire, et chaque objet du domaine avec ce qu'on peut y faire — lire, créer, et chaque action de cycle de vie (Post Journal Entry, Approve Purchase Order, Release Sales Order…), disponible ou non, avec la raison. En dessous, les rapports analytiques que l'utilisateur peut lancer, avec une recherche. Un assistant IA qui demande ce qu'il peut faire avec la connexion reçoit la même réponse.

Si un domaine n'est pas installé ou est incomplet

• Non installé : la dernière vérification n'a pas trouvé le service du domaine sur le tenant. Téléversez son fichier (étape 1) sans le renommer, puis synchronisez la connexion.
• Installé, incomplet : le service de votre tenant est une copie plus ancienne ou réduite ; les opérations qui lui manquent sont marquées indisponibles et refusées par LinkyFlow, jamais envoyées à SAP. Téléversez de nouveau le fichier, puis synchronisez.
• Un autre service sous ce nom : un service nommé lf_… existe mais n'est pas celui de LinkyFlow. Remplacez-le par le fichier, puis synchronisez.

Quand le mot de passe change

SAP verrouille un utilisateur après quelques mots de passe erronés : LinkyFlow ne réessaie jamais une connexion refusée. Dès que le tenant rejette le mot de passe, la connexion passe en erreur et chaque appel suivant est refusé par LinkyFlow lui-même, sans contacter SAP. Ouvrez la connexion, saisissez le nouveau mot de passe et enregistrez : LinkyFlow le vérifie une fois, et la connexion redevient active.

Étape 3 — Charger votre première requête

1. Insérez une requête LinkyFlow et choisissez SAP Business ByDesign.
2. Choisissez un objet — Purchase Orders, Sales Orders, Journal Entries, Projects… — sélectionnez votre connexion et lancez-la.
3. Filtrez : chaque objet propose les filtres qui comptent pour lui (un statut, un client, une société, une période comptable…). Les codes sont ceux de SAP ; la requête Code Lists de chaque domaine liste leurs valeurs.

Le volet Actions ne propose une action de cycle de vie sur une ligne que lorsque son statut le permet, et chaque action renvoie l'enregistrement tel que SAP le détient ensuite.

Avec un assistant IA

Via MCP, un assistant peut lire chaque domaine et lancer les actions de cycle de vie que vous demandez : créer une écriture comptable non comptabilisée, la simuler, la soumettre et la comptabiliser quand vous le dites ; libérer une commande client ; approuver une commande d'achat ; démarrer un projet. Ce qui annule ou déplace de l'argent ou du stock — annuler une écriture comptabilisée, comptabiliser une facture fournisseur, enregistrer une entrée ou une sortie de marchandises — reste entre vos mains, depuis le volet Actions ou SAP. La création d'une écriture comptable prend environ une demi-minute à SAP : si l'assistant la signale comme non confirmée, elle est en général créée — il la retrouve par sa référence externe avant d'en créer une seconde.